Kontorsanpassning på Försvarshögskolan klar en månad före tidplan 

Kontorsanpassning på Försvarshögskolan klar en månad före tidplan

När Folke Bernadotte Akademin (FBA) blev för trångbodda i sina lokaler på Försvarshögskolan, beslöt fastighetsägaren Akademiska Hus, i dialog med FBA, att bygga om de traditionella cellkontoren till öppna kontorslandskap. Metrolit vann uppdraget av Akademiska Hus att utföra entreprenaden som blev klar en månad före tidplan. Resultatet av kontorsanpassningen blev nära en fördubbling av antalet arbetsplatser, bättre arbetsmiljö, minskad energiförbrukning och en nöjd hyresgäst. 

Från cellkontor till aktivitetsbaserad arbetsplats
För snart ett år sedan fick Metrolit, genom att vinna en offentlig upphandling, uppdraget att bygga om ett våningsplan (cirka 1700 kvm) på Försvarshögskolan. Fastigheten ägs och förvaltas av Akademiska Hus. Hyresgäst i lokalerna, som hyrs i andra hand av Försvarshögskolan, är Folke Bernadotte Akademin en myndighet som på uppdrag av regeringen ska bidra till fred, säkerhet och utveckling runt om i världen. Myndigheten flyttade in 2005 i den då nybyggda fastigheten och har sedan dess ökat konstant i antal medarbetare, från cirka 11 personer (i Stockholm) till dagens snart 130 anställda. Anledningen är fler uppdrag från regeringen. FBA undersökte först alternativet att flytta till en annan fastighet, men fastnade sedan för idén att stanna kvar om lokalerna byggdes om till öppna kontorslandskap. Lite senare i projektet ändrades förutsättningarna och man valde en aktivitetsbaserad kontorslösning. Det skulle innebära öppet kontorslandskap, hurtsar istället för fasta skrivbord, ett antal tysta rum och flera videokonferensrum. FBA anlitade en inredningsarkitekt från Tengbom för att ta idén vidare. Det resulterade i skisser som utgjorde grunden för ett så kallat rumsfunktions-program som sattes ihop av FBA. Detta blev sedan ett viktigt underlag för projekteringen av ombyggnaden.   

Folke Bernadotte Akademins nyrenoverade kontorslokal.

FBA har fått ett öppet, aktivitetsbaserat kontorslandskap.

Rivning av väggar, ny belysning och ventilation
Byggprojektet startade i oktober 2017 och delades upp i två lika långa etapper. Detta på grund av att FBA skulle slippa att evakuera alla medarbetare samtidigt och kunna ha halva personalstyrkan kvar i den delen av kontoret som inte renoverades. Övriga medarbetare fick flytta till evakueringslokaler och de kvarvarande bytte till de renoverade när första etappen var klar. Projektet slutfördes i juli 2018 och hela myndigheten flyttade in i mitten av augusti.

Metrolit startade byggproduktionen med att riva ut allt utom vissa teknikrum och wc-grupper som skulle sparas. De gjorde i stort sett stomrent och byggde upp nya innerväggar som var dimensionerade för att klara en hög ljudnivå. Väggar som klarar högst ljudnivå sattes upp för att skapa de tysta rummen, men samtliga rum är mer eller mindre ljudisolerade. Därefter satte de in ljudisolerande glaspartier och tunga dörrar.

– Själva produktionsdelen har ju varit väldigt ”straight forward”. Vi har rivit ut och satt upp nya väggar där det var tänkt med lite ändringar under resans gång. En stor och viktig del i ombyggnaden var byte och modernisering av ventilation och belysning, något som kommer ha en positiv effekt på miljö och energiförbrukning i lokalerna, säger Metrolits projektchef Ulrik Ekenman. 

Påbyggnad utrymmesväg Försvarshögskolan

Ulrik Ekenman Metrolit och Lars Franzén Försvarshögskolan.

Utmaningar i projektet
I alla projekt finns det utmaningar, så även i detta projekt. En av dem har varit att hyresgästen har suttit kvar under renoveringen, vilket har inneburit att de tidvis har blivit störda av det pågående bygget. Projektet har förebyggt detta genom att regelbundet och i god tid informera om vad som kommer att hända i projektet den närmsta tiden.

– Var 14:e dag har vi fått information om vad som kommer att ske i projektet via anslag i hissar och på intranätet. Det är vi väldigt nöjda med, säger Lars Franzén som representerar FBA i projektet.

En annan utmaning var att utrymmesvägarna var anpassade för betydligt färre personer än vad som skulle komma att vistas på våningsplanet efter ombyggnaden. Då Försvarshögskolan är ett skyddsobjekt, vilket innebär att säkerheten måste vara mycket hög, så tilläts man inte att bygga en spiraltrappa längs med ytterväggen som hade varit den enklaste lösningen.
 
– Vi började i stället undersöka möjligheten att bygga på det befintliga utrymningstrapphuset. Det var en tuff nöt att knäcka eftersom det var svårt att få tag på underlaget till befintligt utförande. Det har gjort att vi har fått projektera under resans gång, eftersom vi inte har haft alla förutsättningar klara från början, säger Dailos Alonso som är projektledare på beställarsidan.

Lösningen blev att ta hål i taket, bygga ett utrymningstrapphus på terrassen som ansluter till trapphuset en våning under.

En bra bit in i projektet fick FBA ett besked som fick konsekvenser för kontorsanpassningen. 

– Regeringen gav FBA fler uppdrag som innebar att de på sikt måste anställa cirka 30 personer till. Då fick vi göra ett omtag i projektet och det var då som den aktivitetsbaserade kontorslösningen blev ett faktum, säger Lars Franzén.

En vattenläcka, som påverkade hyresgästerna på våningarna under blev ett riktigt huvudbry för projektet i början av året, men hanterades och åtgärdades snabbt.

Framgångsfaktorer
Trots utmaningar, så har projektet gått väldigt bra tycker alla inblandade. Ombyggnaden blev klar hela en månad före tidplan. En viktig framgångsfaktor, som alla är överens om, är att samverkan mellan alla parter har fungerat väldigt bra, framförallt kommunikationen.

– Det är viktigt att lyfta frågor på en gång när de uppstår. Det mesta kan man lösa, om man pratar om det i rätt tid. När man kommunicerar tidigt i frågor skapas förtroende, säger Dailos Alonso.

Rollerna i projektet har varit tydliga och det har inneburit att frågor och problem som uppstått under resans gång har hanterats snabbt. Lars Franzén tycker dessutom att personerna i arbetsledningen både på entreprenörs- och beställarsidan har fungerat väldigt bra.

Att fastigheten inte har så många år på nacken bidrog också till den snabba farten i projektet.

– Metrolit har haft som mål från start att bli klara före tidplan. På så sätt skapar vi oss mer tid att tillsammans med beställaren och hyresgästen ta hand om eventuella önskemål innan inflyttning. Och i och med att byggnaden är ganska ny, så träffade vi inte på några överraskningar eller konstiga avvikelser som man kan göra i gamla hus. Det bidrog också till att vi kunde genomföra arbetet snabbare än tidplanen, säger Ulrik Ekenman. 

Ingen oro inför inflyttning
När intervjuerna till denna artikel genomförs är det tre dagar kvar till inflyttning och arbetet med att packa upp flyttlådor pågår för fullt. Men hos Lars Franzén finns ingen oro över att FBA:s medarbetare ska bli besvikna.
– De som har varit och tittat på lokalerna tycker det ser väldigt fint ut, så jag är övertygad om att de kommer uppleva renoveringen som ett riktigt lyft. 

2018-09-14T14:27:25+00:002018-08-24|